Tiedolla johtaminen parantaa työprosesseja ja päätöksentekoa

Hyvässä viranhaltijavalmistelussa hyödynnetään tietoa eri lähteistä mahdollisimman paljon

Kunnilla ja kaupungeilla on omissa järjestelmissään ja avoimesti saatavilla paljon tietoa. Käytettävissä on tietoa, missä kuntalaiset asuvat, minkä ikäisiä he ovat, mikä heidän tulotasonsa ja varallisuutensa on, mikä on heidän koulutuksensa, mitä he tekevät työkseen, miten he liikkuvat ja miten käyttävät palveluita. Tietoa on käytössä myös heidän terveydestään, sairauksistaan, elintavoistaan ja harrastuksistaan. Yksittäisen kuntalaisen tietoja ei tietenkään tarkkailla, eikä se tietosuojan sallimissa rajoissa ole mahdollistakaan, mutta lisääntyvä tieto avaa paljon mahdollisuuksia.

Hyödynnämmekö tätä tietoa palveluiden järjestämisessä? Osittain kyllä, mutta paljon on vielä parannettavaa.

Tiedon analysoinnissa tekoäly luo uuden ison mahdollisuuden ja tulevaisuuden ennakointi paranee. Laajat tietovarannot voi hyödyntää, kun tekoälyn kanssa osaa keskustella ja tehdä sille oikeita kysymyksiä. Tekoäly tulee olemaan työkaverimme jatkossa, halusimme tai emme, ja se parantaa tuottavuutta.

Palveluita voidaan tiedon avulla myös kohdentaa paremmin. Erityisesti hyvinvointialueilla on tässä isoja mahdollisuuksia, kun he miettivät, miten sairauksia voitaisiin ennaltaehkäistä ja antaa oikea-aikaista neuvontaa tai hoitoa.

Ennen kaupunginjohtajaksi tuloa olin töissä Suomen suurimmassa kaupan alan yrityksessä. Työkokemukseni opetti, että yrityksen toiminta perustui ja perustuu suurelta osin datalla johtamiseen ja tiedon kytkemiseen työprosesseihin.

Yrityksen kannattavuus lähtee palveluverkosta, eli minne kannattaa perustaa uusia kauppoja ja mistä kannattaa luopua. Onnistunut kauppapaikkaverkosto vaatii hyvää datanhallintaa, toimivan prosessin sekä lukuisia asiantuntijoita ensi vaiheen suunnittelusta yksityiskohtaiseen toteutukseen. Kunnissa palveluverkko, kouluverkko merkittävimpänä, pitää sisällään samoja elementtejä.

On tärkeää, että kaikilla on sama tilannekuva. Hyvässä viranhaltijavalmistelussa hyödynnetään tietoa eri lähteistä mahdollisimman paljon.

Kauppapaikan perustamisessa huomioidaan väestötiedot ja -ennusteet eli kasvavat ja taantuvat alueet. Tiedossa ovat myös kilpailijoiden tiedot, paikkatieto- ja kartta-aineistot, kaavoitussuunnitelmat ja tulevat infrahankkeet. Myös asiakastiedot ja alueen ostovoima sekä liikkumissuunnat tiedetään.

Kaupankäynnissä asiakasdata tuottaa tiedon, mitä tuotteita kannattaa olla myynnissä ja millä hinnalla. Kuntien palveluissa on mukana tietenkin myös muita arvoja kuin vain myynnin ja taloudellisen voiton maksimointi. Tunteet, arvot ja monet muut inhimilliset tekijät vaikuttavat päätettäessä palveluiden sijainnista ja laadusta.

Kunnilla ja hyvinvointialueilla on silti paljon opittavaa yksityisen sektorin tavasta tuottaa palveluja ja tehostaa prosesseja. Kun taloudelliset resurssit ovat rajalliset, kannattaa resurssit käyttää optimaalisesti.

Parhaimmillaan tiedolla johtaminen kasvattaa demokratiaa, kun saamme tiedon käyttöön ja meillä on kykyä tehdä päätöksiä monipuoliseen tietoon perustuen. On kuitenkin huomioitava, että kaupungeissa asiat ovat usein kompleksisia, joten tieto voi väärin hyödynnettynä tai tulkittuna johtaa myös harhaan.

Tehokas toiminta takaa verovarojen parhaan mahdollisen hyödyntämisen. Veronkorotukset ovat joissakin tilanteissa perusteltuja, mutta niiden varaan ei voida julkisten palvelujen tuottamista laskea. Väestön ikääntyminen ja syntyvyyden pieneneminen aiheuttavat sen, että työikäisiä veronmaksajia on vähemmän. Nopealla aikavälillä maahanmuuttokaan ei tilannetta paranna, vaikka sen vaikutus tulee jatkossa olemaan suurempi.

On tärkeää, että kaikilla on sama tilannekuva. Hyvässä viranhaltijavalmistelussa hyödynnetään tietoa eri lähteistä mahdollisimman paljon. Se antaa vahvan pohjan luotettavalle ja johdonmukaiselle päätöksenteolle.

Päätöksenteossa on mukana myös tunteita ja intuitiota ja nekin pitää sallia. Hyvät päätökset syntyvätkin luottamuksen ilmapiirissä, kattavan tiedon, inhimillisyyden ja strategisen päättelyn kompromissina.

Aiheeseen liittyviä uutisia